一、本辞书收词时限，上起三代、下迄清末。内容包括中国历代王朝国家管理机构正式官名的各种别称，共计收词近万条余条，然同一条目，由于朝代变迁，内涵有所变化，因而往往包含数条、十几条、甚至几十条子目。例如“宰相”条目，除辽代曾用为正式官名外，从先秦到明清，它分别为太宰、丞相、相国、三公官、尚书左右仆射、录尚书省事、三省长官、同中书门下平章事或内阁大学士、军机大臣等等正式官名的别名，其子目达34条。全书词条倘以子目计，总条数当在30000条以上。
二、职官别名之限定，包括职官简称、总名与别称。职官简称，如：唐代“中尉”，乃“左、右神策军护军中尉”简称；宋代“中书”，为“中书门下（政事堂，宰相办事厅）”简称；元丰改官制后，“中书”为“中书省”简称。职官总名，如：（汉）“三老”，为“郡国三老”、“县三老”、“亭三老”之总名；（唐宋）“大两省”，乃“左、右散骑常侍”、“给事中”、“左、右谏议大夫”之总名；（唐宋）“小两省”，为“门下省起居郎”、“中书省起居舍人”之总名。职官别称，如：（唐宋）“侍中”别称“大貂”，“左、右散骑常侍”别称“小貂”。（宋）“御史中丞”别称“中司”、“中宪”、“台丞”、“独座”、“司宪”。（元）“肃政廉访使”别称“宪节”。（明）“巡抚”别称“抚院”。（清）“值班掌收发事件的军机章京”别称“老班公”，等等。
三、每一词条释义项，皆冠以朝代，以标明该职官别名产生、流行的时间段；同一条目在同一朝代的不同义项，则用（1）、（2）、（3）加以区别。词条立项与释义，注明资料出处，并附以书证，做到言必有据。常用的《二十五史》《续资治通鉴长编》等史籍，为了省文，不注明卷数，但用系年、系月，或传、志、表、纪。如《汉书·司马相如传》《资治通鉴·唐宣宗大中八年十二月》《明史·太祖纪二》《续资治通鉴长编·天圣元年十一月己未》等等。
四、历代职官别名相同之通条，列举重要朝代有典型意义的别名，难以从先秦至明清，或唐、五代、宋、辽、金、元、明、清，每个朝代皆一一罗列。同一词条因朝代演变涵义有变化者，则列出不同义项，以保证释义的准确性。
五、本书正文按词条的首字笔画数和起笔形一丨丿丶⇁顺序排列。
六、历史纪年采用旧纪年，并括注公元纪年。
七、本辞典取资引用之书，上自先秦卜辞、金文、典籍，下至明清小说、笔记，举凡经、史、子、集四部图籍，皆为笔者沉潜搜罗之渊薮；旁及出土文物、文献与今人研究之成果。
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